Uw projectbeheersoftware kan u niet redden

Toen ik werkte Als copywriter bij een hondenspeelgoed-slash-techbedrijf gebruikten we Airtable en Basecamp om onze workflows te organiseren. Bij mijn volgende baan lieten de marketeers ons Asana leren (“hetzelfde als Airtable maar veel beter”), maar het productteam duwde hun werk en sprints via Jira. Ik werd ontslagen voordat ik Jira moest leren, en bij mijn volgende optreden zwoeren ze bij Airtable, wat, opluchting, Ik wist het al. Maar de efficiëntie ging blijkbaar nog steeds verloren en Airtable nam de schuld op zich. Toen ik die baan verliet, hoorde ik iemand zeggen dat een nieuw programma, Trello, Airtable zou vervangen en “alles zou veranderen” voor ons. Een paar jaar later kwam ik terug als aannemer, en alles was niet veranderd. Het bedrijf had Trello achter zich gelaten en was nu in de ban van iets dat Monday.com heette. Ook het beloofde grote veranderingen.

Als u als ‘individuele bijdrager’ (ingenieur, tekstschrijver, ontwerper, data-analist, marketeer) werkt in het moderne witteboordenpersoneel, bent u waarschijnlijk een van deze ondernemingen voor projectmanagementsoftware (PM-software) tegengekomen. Je onboarding omvat een uitnodiging om samen te werken van onder meer Smartsheet, Notion, Udemy, ClickUp, Projectworks, Wrike en Height. De lijst lijkt eindeloos, maar groeit op de een of andere manier nog steeds. Meer dan honderd propriëtaire apps en planners strijden momenteel om de omzet van bedrijven, die allemaal een hogere productiviteit, een naadloze workflow en ongeëvenaarde flexibiliteit beloven. En als je, net als ik, de afgelopen jaren tussen verschillende banen en projectteams hebt gepingpongd, heb je in het reine moeten komen met het feit dat misverstanden en verwarring normaal zijn voor elk groot personeelsbestand. Maar in een tijdperk waarin het werk steeds digitaler en steeds verder afgelegen wordt, kun je je misschien nog steeds voorstellen dat een ‘killer app’ echt zou winnen. En toch zorgt geen van deze PM-softwarediensten ervoor dat werk werkt. De sleutel tot deze tekortkomingen ligt in de geschiedenis van de efficiëntie op de werkplek zelf, te beginnen bij de oorspronkelijke bedrijfsadviseurs.

Oplossen voor efficiëntie

Vóór de tweede industriële revolutie bestond er vrijwel niet zoiets als productiviteit. (Het woord zelf bestond feitelijk niet vóór 1900.) Naarmate fabrieken complexer werden en loonarbeiders zich verspreidden, werd het doel van het kapitaal het waarborgen van de efficiëntie van zijn arbeid. Als het koppelen van de ergernis op uw werkplek met te veel Trello-meldingen aan het lot van een machinist die draaibanken bouwt in de jaren 1900 u duizelig maakt, bent u niet de enige. Maar het idee om ervoor te zorgen dat je efficiënt werkt, is zo oud als het idee om in loondienst te zijn.

En zo luidden de jaren 1900 het zogenaamde projectmanagement in. Volgens Frederic Taylor De principes van wetenschappelijk management, het doel van het managen van werknemers “zou moeten zijn om de maximale welvaart voor de werkgever veilig te stellen, gekoppeld aan de maximale welvaart voor elke werknemer.” Op hetzelfde moment dat Taylor, een werktuigbouwkundig ingenieur, van de fabrieksvloer opklom tot een van Amerika’s eerste narcs (of adviseurs) op de werkvloer, populariseerde en codificeerde een andere ingenieur, Henry Gantt, de basisprincipes van het Gantt-diagram, een eenvoudig staafdiagram dat verandert de planning van een project in een reeks lijnen op een x- en y-as, waarbij de tijd van links naar rechts beweegt. Gantt-diagrammen, ook wel de ‘waterval’-methode genoemd, creëren een visuele metafoor van taken en hun afhankelijkheden en onvoorziene omstandigheden, zodat u elke individuele taak kunt zien in termen van wanneer deze moet beginnen en wanneer deze moet worden voltooid, in verhouding tot het totale project en de taken. eraan voorafgaat.

Bent u een grafisch ontwerper en wacht u op binnenkomende foto’s en tekst voordat u een banneradvertentie kunt ontwerpen? In veel van onze moderne PM-software-apps kun je deze vereisten zien, zoals in moderne Gantt-diagrammen aangeboden door Monday.com, Wrike, Microsoft Project en Click Up. Asana heeft ook Gantt-sjablonen.

Taylor en Gantt waren aan het uitzoeken hoe ze het werk van een fabrieksmachinist konden beheren, wiens baan, net als die van Lucy in de chocoladefabriek, doorgaans één herhaalbare taak inhield. Maar de groei van de informatiewerker betekent meer generalisten, consultants, analisten en managers – en meer hiërarchie. Bij een bouwproject kan het betonteam bijvoorbeeld, zolang de wapening is geïnstalleerd, een fundering storten. Op dezelfde manier hoeft de fabrieksarbeider het Gantt-diagram niet te zien om zijn deel van de widget te fabriceren; hij hoeft alleen maar te weten wat hij moet doen. Ze hoeven niet deel te nemen aan het maken van het diagram. Ze hoeven geen interactie met de grafiek te hebben. In het formidabele Hoover Dam-project (de bouw ervan werd georganiseerd via een Gantt-diagram) hoefden de arbeiders die beton stortten die taak niet zelf uit te voeren terwijl ze ook incheckten met hun Gantt-diagram. In de tijd vóór het informatiewerk hoefden taakwerkers (individuele bijdragers) niet over zelfbestuur te beschikken; zij waren de geregeerde.

Informatiewerk daarentegen kan gemakkelijker worden beheerd met behulp van de methoden die Gantt heeft ontwikkeld. In een informatiepersoneel zijn er oneindig veel vectoren van feedback, debat, goedkeuring van belanghebbenden en herzieningen, om nog maar te zwijgen van eindeloze contactpunten. (Als u het gevoel heeft dat uw bedrijf vol zit met managers, bent u niet de enige.) Software die een vroegere manier nabootst om dominostenen voor projecten op te zetten, is de bron van onze frustratie op de werkplek en het begin van doe-het-alles-oplossingen die eindigen simpelweg meer werk opleveren.

Kritieke paden naar routekaarten naar eindeloze opties

Wist u dat het Manhattan Project ook deel uitmaakt van de glorieuze geschiedenis van projectmanagement? Steeds complexere problemen hebben steeds elegantere oplossingen nodig, en je kunt niet binnen een paar jaar van een idee naar een atoombom gaan zonder efficiënt georganiseerde parallelle werktrajecten. De observaties van enkele ingenieurs over het Manhattan Project leidden eind jaren vijftig tot de creatie van de kritische padmethode, een algoritmisch model dat een minikaart creëert (een beetje zoals een beslisboom) van alle onderdelen van een ontwikkelingsproces of project. Aan elk knooppunt en pad worden tijdwaarden gegeven, en een computer zoekt naar de snelste (of goedkoopste) manier om het einde te bereiken, waarbij alle noodzakelijke taken zijn volbracht. Combineer het kritieke pad met de PERT-methode van de Amerikaanse marine, een soortgelijk systeem dat gelijktijdig is ontwikkeld, en projectmanagement is het computertijdperk binnengegaan. Rond dezelfde tijd werd de kanban (Japans voor uithangbord)-systeem is bij Toyota ontwikkeld om meer efficiëntie uit lean manufacturing te halen. Kanban, een handmatig systeem van kaarten en tekens, won ook aan populariteit.

Tegen de tijd dat softwareontwikkeling een meer legitiem gebied wordt om te beheren (in de jaren tachtig), hebben we ook de ‘wet’ van Fred Brooks, die stelt dat het toevoegen van mankracht aan vertraagde programmeerprojecten deze alleen maar verder vertraagt. De waarheid achter dit idee – dat het ‘onboarden’ van complexe taken meer tijdrovend dan tijdbesparend is – is een van de vele factoren die softwareontwikkelaars ertoe aanzetten om te werken en scrums te ontwikkelen, een flexibelere manier van communiceren tijdens werkprojecten met een open einde. , zoals programmeren. Scrums zijn mogelijk revolutionairer dan critical path, kanban of een van hun precedenten, omdat ze een format presenteren dat past bij de functionaliteit van kleine teams met doelstellingen op de kortere termijn. Scrums helpen programmeurs hun werk snel uit te voeren en vervolgens hetzelfde te doen bij het volgende project.

Je kijkt misschien naar een kritiek paddiagram en denkt: Hé, dat lijkt veel op een productroutekaart (een enigszins nuttig ogende combinatie van het watervalgedeelte van een Gantt-diagram en de afhankelijke padindeling van een kritiek pad). Of je zou een kanbanbord kunnen overwegen en denken: oké, hier kan ik wel aan wennen. Maar merk op dat Asana reclame maakt voor zijn vloeiendheid in kanban, critical path en scrums, en ook met een nieuwere term: agile. PM-software representeert zichzelf als Frederic Taylor aan het eind van de 19e eeuw, die van plaats naar plaats reist en fabriekseigenaren verzekert dat zijn systeem zowel kan worden toegepast op timmerwerk als op industriële wasserijen. Het verschil is dat Taylor een one-system-fits-all-oplossing had; PM-software verkoopt zichzelf als een manusje van alle systemen en ook als meester van allemaal.